Quando fica pronto?

Assunto tinhoso esse, de prazos. É sempre assim: No final da reunião, depois de horas negociando todos os detalhes do projeto, resolvido o preço e a forma de pagamento, ocorre o momento mais tenso – quando o cliente pergunta

— quando fica pronto?

A resposta exata para esta pergunta é absolutamente inadmissível em uma reunião de negócios: Nunca.

É, pois é, na minha profissão é assim: o “produto” que eu vendo nunca fica pronto. Um website, na verdade, não é um produto como um livro que o autor escreve, o gráfico imprime e a editora vende. Website é um serviço. Eu costumo dizer aos meus clientes que eles estão adquirindo sarna para se coçar. E é verdade, ou, pelo menos, condiz com tudo o que eu tenho escrito aqui neste blogfolio. Um website é um serviço contínuo, que obviamente passa por um período de criação e desenvolvimento e que, um dia, será associado a um registro de domínio e, assim, disponibilizado ao grande público através da internet.

— E neste dia, digamos, de inauguração do website, ele estará “pronto”?

Não. O “dia da inauguração” costuma ser um dos dias em que mais ideias aparecem para aprimorar o website, das mais variadas formas. É quando o presidente da empresa de fato visita o site, mostra pros amigos, colhe suas próprias impressões e anota sugestões para melhorar aqui e ali. É quando também o editor e o webmaster têm os primeiros resultados da visitação e já começam a pensar em ajustes e melhorias. Em outras palavras, o website que no início do dia estava “pronto”, no final da tarde tem uma lista enorme de coisas a fazer.

Mas eu não posso dizer “nunca” na hora em que me pedem um prazo. Não convém. Então vamos trocar o “quando fica pronto?” por questão um pouco mais complexa, mas que na prática quer dizer exatamente o mesmo:

— Qual é o tempo mínimo necessário para a criação e desenvolvimento do website e seu sistema administrador, para a arquitetura da informação, a organização e publicação de conteúdo?

Ah, agora a pergunta complicou, e merece uma resposta igualmente complicada, cheia de senões e dependências. Depende da urgência, da verba disponível, da quantidade e qualidade do conteúdo a ser publicado, e quanto mais esmiuçarmos o projeto, encontraremos mais pontos de entrave. Alguns fatores inerentes ao projeto dificultam: Um website é um projeto em que vários profissionais interagem – programadores, designers, jornalistas, secretárias, fotógrafos, estagiários, presidentes – e nem sempre interagem em sincronia. As equipes mudam de acordo com a demanda do projeto e também de acordo com as necessidades pessoais de cada um dos envolvidos.

— Mas há que se definir um prazo, e pare de enrolar, que você já escreveu mais de 400 palavras e ainda não me disse: QUANDO FICA PRONTO?

Digamos que o conteúdo – texto, imagens, vídeos, áudio etc – estejam prontos e revisados, que o layout já foi aprovado em todas as esferas hierárquicas da empresa, que a operação do sistema administrativo foi assimilado pela equipe de atualização, então OK, podemos definir o prazo de desenvolvimento do website em X dias.

— Ótimo. Meu site será lançado daqui a X dias.

Sim, enfim chegamos a um acordo, mas estamos partindo de premissas utópicas. A experiência cotidiana me mostra outra realidade.

• O conteúdo é uma coisa infinita, tanto em tamanho como em complexidade, e quem edita conteúdos sabe – quanto mais se edita, mais se encontra o que editar. E website é assim mesmo: atualização constante, renovação constante.
• O layout costuma ser aprovado em instâncias – uma primeira versão é apresentada ao editor de conteúdo, depois ao departamento de comunicação da empresa cliente, depois à gerência, depois à diretoria e enfim à presidência, na véspera do dia da inauguração. Cada uma das instâncias colabora com críticas e sugestões. Caso aconteçam muitas alterações no projeto inicial, todas as instâncias deverão ser revisitadas.
• O sistema administrativo sempre parte de um básico e evolui para uma ferramenta que atenda bem  às necessidades específicas do cliente, e isso é um processo gradativo que começa a funcionar bem quando o cliente coloca, de fato, a mão na massa para trabalhar, isto é, depois da inauguração do website.

Portanto, vamos pingar alguns conselhos para uma boa negociação de prazos e a consequente redução do stress global na hora fatídica do ‘quando fica pronto?’

• Quando uma data define o prazo – um hotsite de uma data comemorativa, ou o lançamento de um projeto imobiliário, ou qualquer outra razão que imponha um limite real – mãos à obra porque o relógio não para. Mas quando não houver uma data pré-definida, faça primeiro uma estimativa (15 ou 20 dias, ou 45 a 60 dias, dependendo do tamanho do projeto) para, em uma reunião posterior, estipular uma data concreta para a inauguração do website.
• Sejamos claros e realistas na definição do prazo.  Um cliente consciente das adversidades que ocorrem durante o desenvolvimento de um website e do trabalho que dá para atualizar o conteúdo, será mais compreensivo na hora de negociar um prazo dentro das possibilidades de ambas as partes. Um cliente iludido ou mal informado nunca vai considerar o website “pronto” o suficiente para ser inaugurado.
• Entenda o funcionamento da empresa do seu cliente para poder oferecer a melhor opção para manutenção e/ou atualização de software. Alguns merecem acompanhamento e atualizações constantes, outros podem preferir optar pelo upgrade anual ou querer montar um pacote de serviços e melhorias a posteriori.
• Defina no contrato uma “data limite para inauguração” do website que transcenda alguns detalhes “inacabados” que podem ser melhorados/consertados depois que o site estiver aberto à visitação. Muitos clientes que pressionam o prazo durante todo o período de desenvolvimento, quando chega a hora de inaugurar o website, interrompem o processo porque “o presidente que fará a aprovação final está viajando” ou outro motivo qualquer.
• Em projetos em que não haja um deadline definido, não vincule, no contrato de serviços, o pagamento final à data de inauguração do website. Por definição, o pagamento contra-entrega de uma coisa que nunca fica pronta tende a encrencar.
• Dê uma margem razoável para as intempéries que nos pegam de surpresa – bugs, acidentes, granizo, doenças, demoras na propagação de DNS etc, e coloque o website no ar com alguns dias de antecedência no servidor e domínio definitivos. No dia da inauguração apenas troque o conteúdo do ‘robots.txt’ de modo a habilitar a visitação dos robôs indexadores.
• Faça uma festa na inauguração do website. E convide o webmaster.